Define una política clara para los pagos tardíos
Cuando un socio paga después de la fecha de vencimiento, el gimnasio debe decidir si permite días de gracia o si aplica un cargo adicional.
Con la función de Recargos por pago vencido de Gymforce puedes dejar esa regla configurada en el sistema. Así, recepción no tiene que recordar cantidades, consultar tablas externas ni calcular manualmente el total.
El recargo se muestra al registrar el pago y queda desglosado en el comprobante del socio.
¿Qué es un recargo por pago vencido?
Es un importe adicional que se agrega cuando una membresía se paga después de la fecha correspondiente.
Por ejemplo:
- Precio de la membresía: $300.
- Recargo por pago tardío: $150.
- Total a pagar: $450.
El uso de esta función es opcional. Cada gimnasio decide si quiere cobrar recargos, qué cantidad aplicar y durante qué periodo.
¿Qué puedes configurar?
En Gymforce puedes definir:
- El nombre del recargo.
- Un monto fijo o un porcentaje.
- Los días de gracia.
- El último día en que debe aplicarse.
- El alcance de la regla.
- Si el recargo está activo o inactivo.
Una vez configurado, el sistema utiliza esa información al registrar un pago vencido.
Cómo crear un recargo por pago vencido
1. Escribe el nombre del recargo
Utiliza un nombre que sea fácil de reconocer para tu equipo y para el socio.
Algunos ejemplos son:
- Recargo por pago tardío.
- Cargo por atraso.
- Recargo de membresía vencida.
2. Selecciona el tipo de monto
El recargo puede configurarse como un monto fijo o como un porcentaje.
Monto fijo
Se agrega siempre la misma cantidad. Por ejemplo, un recargo de $150 sin importar el precio de la membresía.
Porcentaje
El sistema calcula el cargo adicional según el porcentaje configurado. Esta opción puede ser útil si manejas membresías con precios diferentes.
3. Configura los días de gracia
El campo Aplica a partir de indica cuántos días deben pasar desde el vencimiento antes de agregar el recargo.
Si escribes 0, el recargo puede aplicarse desde el mismo día del vencimiento.
Si escribes 3, el socio tendrá tres días de gracia antes de que se agregue el cargo.
4. Define hasta cuándo aplica
El campo Aplica hasta establece el último día de atraso durante el cual debe utilizarse la regla.
Por ejemplo:
- Aplica a partir de: 0 días.
- Aplica hasta: 6 días.
Esta configuración indica que el recargo corresponde al periodo que va desde el vencimiento hasta el sexto día de atraso.
También puedes dejar el campo vacío para no establecer un límite superior.
5. Define el alcance
En el campo Alcance puedes indicar a qué parte de la operación corresponde la regla.
Una de las opciones disponibles es aplicarla a todo el gimnasio, de modo que la misma política se utilice de forma general.
6. Activa la regla
El interruptor de estado permite activar o desactivar el recargo sin eliminarlo.
Esto puede ser útil si deseas suspender temporalmente el cargo, realizar una promoción o conservar la configuración para utilizarla después.
Consulta los recargos configurados
Desde el listado de recargos puedes revisar la información principal de cada regla:
- Nombre.
- Monto.
- Días de mora.
- Alcance.
- Estado.
También puedes editar una regla existente o eliminarla cuando ya no sea necesaria.
¿Qué sucede al registrar un pago vencido?
Cuando el socio se encuentra dentro del periodo configurado, Gymforce muestra el recargo en la pantalla de pago.
Por ejemplo:
- Monto de la membresía: $300.
- Recargo aplicado: $150.
- Total a cobrar: $450.
El personal puede ver el cargo adicional antes de confirmar la operación, sin hacer sumas manuales.
¿Cómo aparece en el comprobante?
El recargo se presenta separado de la membresía para que el socio pueda identificar cada concepto.
El comprobante muestra:
- La membresía pagada.
- El importe de la membresía.
- El nombre del recargo.
- El monto adicional.
- El total de la operación.
Este desglose ayuda a explicar por qué el total es diferente al precio habitual de la membresía y facilita la consulta posterior del pago.
Ejemplo de configuración
Supongamos que tu gimnasio maneja la siguiente política:
- Membresía mensual de $300.
- Recargo fijo de $150.
- Aplicación desde el día del vencimiento.
- Aplicación hasta el sexto día de atraso.
La configuración sería:
| Nombre | Recargo por pago tardío |
|---|---|
| Tipo de monto | Monto fijo |
| Valor | $150 |
| Aplica a partir de | 0 días |
| Aplica hasta | 6 días |
| Alcance | Todo el gimnasio |
| Estado | Activo |
Cuando un socio dentro de ese periodo realiza su pago, el sistema muestra un total de $450 y desglosa la membresía y el recargo en el comprobante.
Buenas prácticas para utilizar recargos
Comunica la política antes de aplicarla
Los socios deben conocer su fecha de vencimiento, los días de gracia, el monto del recargo y el periodo durante el cual aplica.
Puedes incluir esta información en el reglamento, contrato, mensaje de bienvenida o avisos de cobranza.
Utiliza nombres claros
Un concepto como Recargo por pago tardío es más fácil de entender que una abreviatura interna.
Evita cálculos manuales
Si la regla ya está configurada, procura que el equipo utilice el importe mostrado por Gymforce. Esto evita diferencias entre recepcionistas y turnos.
Revisa los días configurados
Antes de activar la regla, confirma desde qué día comienza, hasta qué día aplica y qué sucede después del límite.
Separa el recargo de la membresía
El socio debe poder identificar cuánto pagó por su membresía y cuánto corresponde al cargo por atraso.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio cobrar recargos en Gymforce?
No. La función está disponible para los gimnasios que decidan utilizar una política de recargos por pago vencido.
¿El recargo puede ser una cantidad fija?
Sí. Puedes establecer una cantidad específica, por ejemplo $100 o $150.
¿Se puede cobrar un porcentaje?
Sí. El tipo de monto puede configurarse como porcentaje.
¿Puedo ofrecer días de gracia?
Sí. El campo Aplica a partir de permite indicar cuántos días deben pasar antes de agregar el cargo.
¿El recargo puede aplicarse solamente durante ciertos días?
Sí. El campo Aplica hasta establece el último día de aplicación.
¿Qué pasa si no defino un límite?
El campo puede dejarse vacío para mantener la regla sin un límite superior.
¿Puedo desactivar un recargo sin eliminarlo?
Sí. Puedes cambiar su estado a inactivo y conservar la configuración.
¿El socio puede ver el recargo en su comprobante?
Sí. El concepto y el monto aparecen desglosados junto con la membresía y el total.
¿La recepcionista debe calcular el total?
No. Cuando se cumplen las condiciones configuradas, Gymforce muestra el recargo y el total correspondiente en la pantalla de pago.
Mantén reglas de cobranza claras
Una política de pagos tardíos mal definida puede provocar discusiones, excepciones y diferencias entre las personas que trabajan en recepción.
Al configurar la regla dentro de Gymforce, todo el equipo utiliza el mismo criterio. El sistema muestra el recargo al registrar el pago y lo separa de la membresía en el comprobante.
Así puedes mantener una cobranza más ordenada sin depender de cálculos o instrucciones externas.
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